Chống thất thoát ở cửa hàng bán theo ký: 7 việc chủ cửa hàng nên làm
Với hàng bán theo ký, chỉ cần lệch vài trăm gam mỗi đơn, cộng lại cả tháng đã thành một khoản đáng kể. Thất thoát không phải lúc nào cũng do gian lận, nhiều khi chỉ là nhầm số, quên ghi hoặc không ai kiểm tra. Bài này chia sẻ cách chống thất thoát ở cửa hàng bán theo ký bằng những việc cụ thể.
Thất thoát thường đến từ đâu?
| Nguồn | Ví dụ | Cách kiểm soát |
|---|---|---|
| Gõ số ký bằng tay | Cân 1,25 ký nhưng nhập 1,2 ký | Số lấy từ cân, xem nhật ký nhập tay |
| Giảm giá tuỳ ý | Bớt cho người quen | Ghi lại ai giảm, giảm bao nhiêu |
| Huỷ đơn sau khi thu tiền | Đơn bị xoá khỏi doanh thu | Xem báo cáo huỷ đơn theo nhân viên |
| Cân mà không lên bill | Hàng đã cân nhưng không tính tiền | Xem lần cân không có trên bill |
| Hao hụt không ghi | Hàng hư bị bỏ đi | Ghi hao hụt, kiểm kê định kỳ |
| Tiền mặt không khớp | Thiếu tiền cuối ca | Mở và đóng ca, đếm tiền theo ca |
7 việc nên làm
1. Lấy số ký trực tiếp từ cân
Số nhảy từ cân thì khó gõ nhầm hơn. Khi cân hỏng mới dùng nhập tay, và mỗi lần nhập tay nên được ghi lại.
2. Cho khách cùng nhìn số ký
Màn hình rõ ràng và bill có đủ số ký, đơn giá, thành tiền giúp khách yên tâm và cũng là một cách kiểm tra.
3. Luôn in bill
Bill giúp đối chiếu khi có thắc mắc. Với đơn lớn, có thể in nhiều liên để lưu lại.
4. Tách quyền theo công việc
Nhân viên bán hàng chỉ bán và xem báo cáo cửa hàng mình. Nhân viên kho chỉ ghi hàng và số ký. Giá nhập để kế toán và chủ giữ.
5. Bán theo ca
Mở ca với số tiền đầu ca, đóng ca và đếm tiền. Khi lệch tiền, bạn biết cần xem lại ca nào.
6. Kiểm kê định kỳ
Với hàng dễ hư, có thể kiểm mỗi ngày. Với hàng để lâu, có thể kiểm theo tuần. So số trên phần mềm với số thật rồi tìm nguyên nhân của phần chênh lệch.
7. Xem báo cáo thường xuyên
Dành ít phút mỗi ngày để xem giảm giá, huỷ đơn, nhập tay. Nếu một nhân viên có số lần cao bất thường, hãy trao đổi và xem lại từng đơn trước khi kết luận.
Nên làm rõ gì với nhân viên?
Hãy nói trước rằng nhật ký dùng để giữ quy trình rõ ràng, không phải để nghi ngờ ai. Nhân viên làm đúng cũng được bảo vệ, vì khi thiếu tiền có số liệu để đối chiếu. Một con số bất thường có thể có lý do chính đáng, như cân hỏng hoặc khách đổi ý, nên cần hỏi lại trước.
Kiểm tra cân định kỳ
Thất thoát cũng có thể đến từ chính chiếc cân bị lệch. Hãy để cân ở chỗ phẳng, giữ mặt cân sạch, về 0 trước khi cân và kiểm tra bằng quả cân chuẩn. Cân dùng trong mua bán cũng cần được kiểm định theo quy định hiện hành.
CANPOS SCALE hỗ trợ những gì?
- Nối cân để lấy số trực tiếp, ghi nhật ký mỗi lần nhập tay, giảm giá, huỷ đơn, đổi giá.
- Theo dõi lần cân có số nhưng không lên bill.
- 4 vai trò: chủ, kế toán, kho, bán hàng.
- Mở và đóng ca, báo cáo theo nhân viên, báo cáo giảm giá và huỷ đơn.
- Hao hụt, kiểm kê, thẻ kho để tra lại từng lần nhập xuất.
Phần mềm giúp thấy số liệu sớm hơn, nhưng không thể tự bắt mọi sai sót. Việc xem báo cáo và kiểm kê vẫn cần người làm đều đặn.
Dùng thử CANPOS SCALE miễn phí 30 ngày, giá thuê sau đó 199.000đ/tháng. Nếu bạn bán trái cây, hãy đọc thêm phần mềm quản lý cửa hàng trái cây.
