POS kết nối cân điện tử là gì? Giải đáp chi tiết 5 lợi ích

Tìm hiểu pos kết nối cân điện tử là gì là bước đầu tiên để anh chị chủ cửa hàng thoát khỏi cảnh tính nhẩm đau đầu. Thực chất, đây là việc cắm cáp hoặc dùng Bluetooth nối chiếc cân vào máy tính, điện thoại.

Máy POS (phần mềm) sẽ tự động đọc số ký trên mặt cân ngay khi vừa đặt hàng lên. Anh chị không cần tự gõ lại số liệu bằng tay hay dùng máy tính bấm tay nữa.

1. Hiểu đúng POS kết nối cân điện tử là gì và nguyên lý hoạt động

POS (Point of Sale) ở đây chính là phần mềm bán hàng tại quầy của anh chị. Khi nối với cân điện tử, hệ thống tạo thành một quy trình khép kín, hoạt động nhịp nhàng.

Dữ liệu trọng lượng được truyền thẳng từ bo mạch của cân sang thiết bị cài phần mềm. Quá trình này diễn ra chỉ trong một phần nghìn giây, không có độ trễ.

• Dữ liệu nhảy số trực tiếp theo thời gian thực chuẩn xác.
• Phần mềm nhận diện mặt hàng để nhân đơn giá lập tức.
• Tổng tiền hiện ra ngay trên màn hình cho khách xem.

Nhiều người hỏi pos kết nối cân điện tử dùng để làm gì trong thực tế buôn bán hàng ngày. Công dụng lớn nhất là dẹp bỏ hoàn toàn thao tác nhập số lẻ mệt mỏi, chống nhầm lẫn.

Đặc biệt ở các vựa thu mua lúa gạo hoặc siêu thị mini, số lượng đơn một ngày rất lớn. Nếu tự bấm 1.25kg hay 3.15kg thì kiểu gì cũng có lúc thu ngân bấm lộn số, gây thất thoát.

Hệ thống này sinh ra để triệt tiêu lỗi do con người (human error). Cân báo bao nhiêu, máy phần mềm tự động thu bấy nhiêu tiền.

Khi sử dụng phần mềm CANPOS SCALE, anh chị đang ứng dụng đúng nguyên lý này. Mọi thao tác bán hàng đều gói gọn trong một cái chạm tay trên màn hình.

Phần mềm của mình được thiết kế chạy ngay trên trình duyệt web. Không cần cài đặt rườm rà, mở Chrome hoặc Edge lên là dùng được ngay lập tức.

2. Tại sao cần kết nối cân điện tử với POS ngay hôm nay?

Lý do quan trọng nhất giải thích tại sao cần kết nối cân điện tử với pos chính là tốc độ phục vụ khách hàng. Lúc đông khách, một giây tiết kiệm cũng cực kỳ quý giá.

Thứ hai là vấn đề chống thất thoát, gian lận ở quầy thanh toán. Nhân viên bán hàng không thể tự ý bớt số ký của khách quen hay kê khống đơn giá lên được nữa.

Ngoài ra, việc có số liệu chính xác giúp kho hàng được quản lý chặt chẽ hơn. Hệ thống sẽ tự trừ đi đúng lượng hàng bán ra thực tế từng gram một.

Mỗi tối, chủ vựa chỉ cần bấm nút là ra báo cáo giá vốn, lãi lỗ, tồn kho. Không cần hì hục ngồi cộng sổ tay từ sáng tới đêm mệt mỏi như trước đây nữa.

3. Cần chuẩn bị những gì để thiết lập hệ thống?

Để bắt đầu tự động hoá quầy tính tiền, anh chị không cần mua sắm quá nhiều máy móc đắt đỏ. Chỉ cần tận dụng những thiết bị cơ bản có sẵn ở cửa hàng là được.

Mình xin liệt kê các dụng cụ cần thiết nhất để anh chị chuẩn bị. Đa số các món này cửa hàng kinh doanh trái cây, thịt cá hay vựa nông sản nào cũng đã trang bị.

• Một chiếc cân điện tử có cổng giao tiếp truyền dữ liệu (thường là cổng RS232 dưới gầm cân).
• Dây cáp nối RS232 hoặc bộ thu phát tín hiệu Bluetooth gắn vào đầu hiển thị của cân.
• Máy tính (Windows, Mac) hoặc điện thoại thông minh, máy POS Android dùng để mở web.
• Máy in hoá đơn nhiệt khổ 58mm hoặc 80mm để in bill thanh toán cho khách hàng.
• Mạng Internet hoặc 4G ổn định (tuy nhiên rớt mạng thì CANPOS SCALE vẫn cho bán bình thường).
• Tài khoản phần mềm quản lý có hỗ trợ kết nối cân, đã nhập sẵn danh sách hàng hoá, giá bán.

4. Hướng dẫn 5 bước sử dụng POS kết nối cân trên CANPOS SCALE

Cách dùng hệ thống thực ra rất đơn giản, anh chị làm đúng một lần là quen tay ngay lập tức. Nhân viên mới tới cũng chỉ mất 5 phút hướng dẫn là tự đứng quầy được.

Hãy xem qua các bước dưới đây để hiểu các tính năng nổi bật của CANPOS SCALE hoạt động trơn tru ra sao nhé.

1. Bước 1: Cắm dây cáp từ cân vào máy tính, hoặc bật Bluetooth để điện thoại bắt tín hiệu kết nối.
2. Bước 2: Mở trình duyệt web, đăng nhập vào màn hình bán hàng của phần mềm CANPOS SCALE.
3. Bước 3: Đặt thịt cá, trái cây lên mặt cân; số ký sẽ tự động nhảy số ký tự nhảy lên ô trọng lượng trên màn hình POS.
4. Bước 4: Dùng tay chạm (hoặc dùng chuột click) vào tên mặt hàng tương ứng hiển thị, ví dụ "Thịt ba rọi".
5. Bước 5: Máy tự nhân đơn giá ra tiền tổng, bấm Thanh toán để máy in bill liền tay và hệ thống tự tạo phiếu kho trừ tồn.

Quá trình từ lúc bỏ đồ lên cân đến khi bill chạy ra chưa tới 3 giây. Khách hàng không phải chờ đợi lâu, lại thấy được sự minh bạch rõ ràng qua tờ bill.

Trong trường hợp dây cáp bị đứt hay cân hỏng đột xuất, anh chị vẫn có thể nhập tay số ký. Tuy nhiên phần mềm sẽ ghi lại vào nhật ký nhập tay để chống thất thoát triệt để.

5. Ví dụ thực tế: Vựa thu mua phế liệu áp dụng phần mềm POS

Ví dụ giả định ở đây là một vựa thu mua phế liệu sắt thép. Lúc trước, chị chủ vựa dùng sổ ghi chép tay và bấm máy tính casio rất cực, cuối ngày chữ lem nhem không dịch được.

Khách đem tới 45.5kg phế liệu giá 12.000đ/kg, chị nhân viên phải nhẩm tính, rồi lấy điện thoại nhân tiền mướt mồ hôi. Xong lại phải ghi vào sổ là đã thu mua bao nhiêu ký, trả bao nhiêu tiền.

Cuối ngày, chủ vựa đối chiếu sổ với lượng hàng đang chất trong kho thấy hụt mất vài chục ký nhưng không biết sai ở đâu. Đó là nỗi đau chung của dân thu mua.

Từ lúc tìm hiểu hệ thống phần mềm nối thẳng cân, chủ vựa quyết định thay đổi hẳn cách làm việc. Mọi thao tác thu mua đổi qua sử dụng bảng cân đầu vào trên phần mềm.

Bây giờ, đặt mớ phế liệu lên, máy nhảy luôn 45.5kg, báo tổng 546.000đ. Chủ vựa in phiếu thu ngay lập tức, tiền tự tính chuẩn xác đến từng đồng lẻ.

• Thời gian ghi chép và tính tiền giảm từ 2 phút xuống còn 15 giây cho một chuyến hàng.
• Kiểm kê thẻ kho cuối ngày lệch rất ít, rà soát lại được ngay phiếu nào có vấn đề.
• Kế toán đối soát công nợ với người bán phế liệu tự tin hơn, không sợ tính nhầm phải đền bù.

Đặc biệt hơn, những lúc cúp điện hoặc rớt mạng Internet, hệ thống vẫn cho phép cân hàng và lưu tạm. Khi có mạng trở lại, máy tự động đồng bộ đẩy toàn bộ phiếu cân lên đám mây.

Đó chính là lợi thế tuyệt vời khi sử dụng hệ thống chạy linh hoạt trên máy tính và điện thoại Android mà CANPOS SCALE cung cấp.

6. Bảng so sánh các giải pháp cân bán hàng phổ biến hiện nay

Trên thị trường có khá nhiều lựa chọn để anh chị cân hàng, dán tem và tính tiền. Mỗi cách đều có ưu nhược điểm riêng, phù hợp với quy mô kinh doanh khác nhau.

Mình lập bảng đối chiếu này để anh chị dễ hình dung nhất sự khác biệt. Qua đó anh chị có thể quyết định xem đầu tư phương án nào là hợp túi tiền và nhu cầu.

Như vậy, nếu anh chị mở cửa hàng bán thịt sạch hoặc siêu thị mini, cách dùng POS nối cân trực tiếp tối ưu hơn nhiều. Khách mua món nào chốt tiền liền món đó.

Anh chị không phải tốn tiền mua máy in tem mã vạch đắt đỏ, dễ hư hỏng. Mô hình dán tem thực tế chỉ hợp với các đại siêu thị quy mô lớn có nhân viên cân riêng.

7. 4 Sai lầm phổ biến khi mới tập dùng phần mềm cân ký

Trong quá trình hỗ trợ cho các chủ cửa hàng, mình thấy nhiều anh chị hay mắc vài lỗi thao tác nhỏ. Những lỗi này khiến máy lấy số nhảy không như ý muốn.

Chỉ cần chú ý khắc phục theo hướng dẫn, hệ thống sẽ chạy mượt mà ổn định ngay. Dưới đây là những tình huống thực tế nhất thường gặp ở các cửa hàng.

Bỏ hàng lên cân khi số ký màn hình chưa về mốc 0

Đây là lỗi sơ đẳng do nhân viên bán hàng thao tác vội vàng lúc đông khách. Nếu trên mặt cân có rác bẩn hoặc gió thổi làm số bị lệch (ví dụ 0.05kg), anh chị bắt buộc phải bấm phím Zero trước.

Bỏ qua bước chỉnh cân về không sẽ làm sai lệch trọng lượng tính tiền của khách, lâu ngày gây mất uy tín cửa hàng. Cứ mỗi đơn hàng mới, hãy tập thói quen nhìn lướt qua màn hình cân để kiểm tra.

Dây cáp kết nối ghim lỏng lẻo, bám bụi

Cổng RS232 dưới gầm cân thường dễ bám bụi bẩn ở các xưởng đóng gói nông sản hay vựa phế liệu. Dây cáp ghim không chặt thì máy tính sẽ không đọc được tín hiệu số nhảy truyền sang.

Cách xử lý đơn giản là vặn chặt hai con ốc cố định ở hai bên đầu cáp kết nối. Định kỳ hàng tháng lấy cọ khô quét sạch mạng nhện, rác vụn ở khu vực cắm dây trên thân cân.

Chọn nhầm cổng COM kết nối trên máy tính

Máy tính để bàn thường có nhiều cổng kết nối USB khác nhau cắm chuột, phím. Khi anh chị cắm cáp chuyển từ cân sang, nếu trên phần mềm chọn sai cổng COM thì số sẽ đứng im không nhảy.

Lúc này, anh chị chỉ cần vào mục cài đặt của trình duyệt chrome, chọn đúng tên cổng đang nhận (ví dụ COM3 hay COM4). Làm một lần đầu tiên là máy tự động nhớ luôn cho các ngày bán sau.

Quên phân quyền chặt chẽ cho nhân viên quầy

Nhiều chủ vựa tiện tay giao luôn tài khoản quyền chủ cửa hàng lớn nhất cho nhân viên thu ngân dùng chung. Như vậy họ có thể tự do sửa giá bán, hoặc huỷ đơn hàng mà chủ không hề hay biết.

Hệ thống hỗ trợ phân vai trò rõ ràng, hãy tạo tài khoản riêng có vai trò "Nhân viên bán hàng". Lúc này, người bán chỉ được phép bán thu tiền, không có quyền xem được giá vốn, lợi nhuận hay báo cáo doanh thu.

8. Câu hỏi thường gặp về phần mềm bán hàng nối cân CANPOS SCALE

Rất nhiều chủ vựa trái cây sỉ, đại lý cà phê gửi câu hỏi thắc mắc về cho đội ngũ mình. Mình xin giải đáp các câu hỏi phổ biến, được nhiều người quan tâm nhất ngay tại phần này.

Nếu anh chị cần xem thêm các mẹo tối ưu quy trình quản lý cửa hàng, đừng ngại ghé xem các bài viết thủ thuật khác trên website nhé.

Tôi muốn dùng thử phần mềm tại cửa hàng trước khi mua thì có được không?

Dạ hoàn toàn được, mình luôn khuyến khích điều này. CANPOS SCALE cho phép anh chị đăng ký tài khoản trải nghiệm miễn phí 30 ngày để xem phần mềm có thực sự giải quyết được khó khăn của cửa hàng hay không.

Trong 30 ngày này, anh chị sẽ được dùng full mọi tính năng cao cấp nhất từ tính tiền, trừ thẻ kho, phân quyền nhân viên đến xem báo cáo lãi lỗ cuối ngày mà không bị giới hạn.

Mất mạng Internet hoặc cúp điện lưới tôi có thể bán hàng tiếp được không?

Dạ được, hệ thống bán hàng tại quầy vẫn cho phép anh chị cân đồ, lấy số ký, tính tiền và in bill bình thường. Phần mềm đã thiết kế lưu sẵn bộ nhớ tạm về trình duyệt máy tính từ trước.

Các đơn hàng phát sinh lúc cúp mạng sẽ được lưu trữ an toàn trong máy tính, điện thoại. Khi mạng wifi có lại, chỉ cần vài giây là mọi số liệu tự động đẩy lên hệ thống báo cáo cho chủ xem từ xa.

Chi phí đầu tư phần mềm có đắt đỏ, tốn kém như các hệ thống lớn không?

Chi phí sử dụng phần mềm cực kỳ dễ thở, chỉ tương đương ly cà phê mỗi tháng, phù hợp với cả các hộ kinh doanh nhỏ lẻ. Anh chị có thể tham khảo trực tiếp bảng giá phần mềm chi tiết trên trang chủ để cân nhắc.

Việc thanh toán đóng phí theo năm giúp anh chị tiết kiệm rất nhiều chi phí so với những phần mềm phải mua đứt bản quyền cài đặt đắt tiền, khó bảo trì ngoài thị trường hiện nay.

Làm sao để kết nối điện thoại Android với cân mà không bị vướng dây cáp?

Giải pháp không dây rất đơn giản, anh chị chỉ cần gắn thêm một thiết bị phát tín hiệu Bluetooth nhỏ gọn vào cổng sau của cân điện tử. Điện thoại Android mở Bluetooth lên là bắt được tín hiệu số nhảy ngay lập tức.

Giải pháp này cực kỳ tiện lợi, được thiết kế dành riêng cho các sạp chợ đầu mối nông sản, nơi diện tích quầy nhỏ hẹp, ẩm ướt và không tiện kéo dây nhợ lằng nhằng gây vấp ngã.

9. Kết luận: Bắt đầu tự động hoá cửa hàng bán lẻ của bạn

Đến đây, chắc chắn anh chị đã nắm rõ pos kết nối cân điện tử là gì và vì sao nó lại được coi là "cứu tinh" cho các cửa hàng kinh doanh đồ cân ký. Bỏ qua sổ sách là bước tiến lớn.

Việc thay thế cách tính tay truyền thống bằng phần mềm công nghệ giúp anh chị thu tiền nhanh gấp nhiều lần, quản lý tồn kho cực kỳ chặt chẽ và dứt điểm triệt để nỗi lo thất thoát gian lận.

Bán hàng theo ký nhanh hơn với CANPOS SCALE: đặt hàng lên cân, bấm mặt hàng, tiền tự tính, in bill liền. Mất mạng vẫn bán được, có kho và báo cáo cho chủ.

👉 Đăng ký dùng thử miễn phí 30 ngày